○陸前高田市文書管理規程
平成11年7月23日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布
第1節 収受及び配布(第9条―第13条)
第2節 配布を受けた文書の取扱い(第14条―第17条)
第3章 文書の起案、決裁及び合議
第1節 起案(第18条―第23条)
第2節 決裁及び合議(第24条―第28条)
第4章 文書の施行、浄書及び発送
第1節 文書の施行(第29条―第34条)
第2節 浄書及び発送(第35条―第39条)
第5章 文書の整理、保管及び保存(第40条―第49条)
第6章 補則(第50条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、市長部局における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 本庁 陸前高田市市長部局行政組織規則(平成12年規則第25号)第2章に規定する部等、第3章に規定する会計課及び第4章に規定する福祉事務所をいう。
(3) 出先機関 陸前高田市市長部局行政組織規則第5章に規定する出先機関等(水道事業所、消防本部及び消防署を除く。)をいう。
(4) 課長 課(本庁の課、局及び所をいう。以下同じ。)の長をいう。
(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(6) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 令達文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
ウ 告示 法令の規定等で公示が義務付けられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの
エ 公告 公示するもので告示以外のもの
オ 訓令 所属機関又は所属職員に対して指示命令するもの
カ 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項を指示命令するもの
キ 指令 所属機関又は個人若しくは団体の申請、願い又は伺に対して指示命令するもの
(2) 一般文書
前号に掲げる文書以外の文書
(文書管理の原則)
第4条 文書は、市政が適正かつ効率的に行われるよう、正確かつ迅速に取り扱い、適切に処理しなければならない。
(文書作成の原則)
第5条 文書を作成するときは、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。
2 文書の書き方は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、この限りでない。
(1) 法令により様式を縦書きと定められているもの
(2) 祝辞、弔辞その他これらに類するもの
(3) その他総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が縦書きを必要と認めたもの
3 文書を作成するときは、総務課長が必要と認めたものを除き、日本産業規格A列4番の用紙を使用しなければならない。
(秘密保持の原則)
第6条 秘密文書は、特に細密な注意を払って管理し、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
(文書管理の調査及び指導)
第7条 課長及び出先機関の長は、課又は出先機関における文書管理の状況を調査し、及び必要な指導を行わなければならない。
2 総務課長は、課及び出先機関における文書管理の状況を調査し、及び必要な指導を行うことができる。
(文書管理担当者)
第8条 課及び出先機関に文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者は、課又は出先機関ごとに正副各1人とし、課長又は出先機関の長が所属職員のうちから指名する。
3 課長及び出先機関の長は、前項の規定により文書管理担当者を指名したときは、その職及び氏名を総務課長に報告しなければならない。これらの者に変更があったときも、同様とする。
4 文書管理担当者は、課又は出先機関における次に掲げる事項(課の文書管理担当者にあっては、第5号に掲げる事項を除く。)を処理しなければならない。
(1) 回議案で公布若しくは公表を要するもの又は通知を要するもの(秘密に属するもの、定例に属するもの、軽易なものその他審査を行うことが不適当と認められるもの又は審査を要しないと認められるものを除く。)の審査及び指導に関すること。
(2) 文書の収受及び配布に関すること。
(3) 文書の整理及び保管の点検並びに指導に関すること。
(4) 文書の発送に関すること。
(5) 文書の保存に関すること。
(6) その他文書の管理に関すること。
第2章 文書の収受及び配布
第1節 収受及び配布
(本庁における郵便物等の受領及び配布)
第9条 本庁に送達された郵便物、電報その他の文書(課に直接送達されたものを除く。以下「郵便物等」という。)及び物品は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。
(1) 郵便物等及び物品は、封皮等に記載されたあて先の文書管理担当者に配布すること。
(2) あて先が明らかでない郵便物等及び物品は、必要により開封し、配布先を確認の上、主管課(当該事務を担当する課をいう。以下同じ。)の文書管理担当者に配布すること。
(3) 書留郵便物、電報その他総務課長が必要と認めたものについては、書留等配布票(様式第1号)に所要事項を記入の上、あて先の文書管理担当者に配布し、受領印を徴すること。ただし、慶弔電報その他の軽易なものについては、この処理を省略することができる。
(4) 2以上の課の所管にわたる文書は、当該文書に最も関係のある課の文書管理担当者に配布すること。
2 執務時間外に本庁に送達された郵便物等及び物品で、職員服務規程(昭和52年訓令第2号)第26条第5号の規定により総務課長が引継ぎを受けたものは、前項の規定により処理しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の受信及び配布)
第9条の2 総合行政ネットワーク文書は、総務課において受信し、次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して形式上の誤りがない場合には受領通知を、形式上の誤りがある場合には否認通知を送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を速やかに紙に出力すること。
2 総務課は、前項第3号の規定により出力を行った当該文書を、当該文書に係る主管課の文書管理担当者に配布する。
(本庁における郵便物等の収受及び配布)
第10条 課の文書管理担当者は、第9条の規定により総務課から配布を受けた郵便物等及び物品並びに課において直接受領した郵便物等及び物品を次に定めるところにより収受し、及び配布しなければならない。
(1) 郵便物等(親展文書を除く。)は、開封の上、文書の下部余白に収受印(様式第3号)を押し、重要な又は異例に属する文書は課長の閲覧を経てから、それ以外の文書は直ちに、担当係の長(以下「担当係長」という。)に配布すること。
(2) 不服申立書、訴訟書等で、収受の日時がその効力に影響を及ぼす文書は、その欄外に収受日時を記載して認印し、かつ、封皮のあるものは、これを添えて前号の手続を執ること。
(3) 親展文書は、封皮に収受印を押し、開封しないであて先に配布すること。
(4) 物品は、あて先に配布すること。
(郵便料金の未納又は不足の郵便物の処理)
第12条 郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達された場合において、公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の郵便料金を納付して受領することができる。
(返付)
第13条 課の文書管理担当者は、第9条の規定により総務課から配布を受けた郵便物等及び物品が当該課の所管に属さないものであると認めるときは、配布先についての意見を付して総務課に返付しなければならない。
第2節 配布を受けた文書の取扱い
(文書管理担当者から配布を受けた文書の取扱い)
第14条 担当係長は、文書管理担当者から文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、処理意見を付して当該事務の担当職員に配布しなければならない。
2 重要な又は異例に属する文書は、その処理につき、速やかに、上司の指示を受けなければならない。
(例規文書等の処理)
第15条 国、県等の機関から送達を受けた文書のうち例規となるものは、当該文書の上部余白に「例規」と朱書して処理の上、必要と認められるものは、その写しを関係課及び関係出先機関に配布しなければならない。
(許認可等に係る申請書等の取扱い)
第17条 許可、認可、免許、確認等に係る申請書、願書、申出書等を受理したときは、陸前高田市行政手続条例(平成8年条例第16号)等に定める標準処理期間内に処理しなければならない。
第3章 文書の起案、決裁及び合議
第1節 起案
2 回議案には、関係書類を順序よく添付するとともに、他から収受した資料には、収受した先、件名、施行年月日等を余白に記載しなければならない。
3 回議案について、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印しなければならない。
(帳簿処理)
第19条 内容の軽易なもの又は所定の様式のあるものについては、総務課長が必要と認める項目を記載した一定の帳簿を設けて起案することができる。
(例文処理)
第20条 同一の文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で例文として決裁を受け、前条の帳簿処理をすることができる。
2 前項の帳簿処理をする場合には、例文として決裁を完了した回議案を添付しなければならない。
(電話又は口頭の処理)
第21条 電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第7号)に記入して処理することができる。
(付せん用紙処理)
第22条 軽易な照会又は連絡に関するもの及び文書の不備、違式、差出人の申出等によって返付するものは、付せん用紙(様式第8号)を用いて処理することができる。
(特殊取扱いの表示)
第23条 回議案で施行上特殊取扱いを要するものは、次に定めるところによらなければならない。
(1) 回議用紙による場合は、取扱区分欄又は発送区分欄の該当する項目を朱の丸で囲み、必要に応じて具体的な取扱いを朱書すること。
(2) 電話(口頭)受付票等による場合は、「重要」、「至急」等その具体的な取扱いを施行区分欄に朱書すること。
第2節 決裁及び合議
(決裁)
第24条 回議案は、陸前高田市長部局代決専決規程(昭和51年訓令第2号)により決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、代決した事項については、代決者はその回議案に「代決」及び「要後閲」と朱書し、上司の登庁後、直ちに、承認を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は定例に属するものについては、この限りでない。
第25条 回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分に説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。
2 緊急やむを得ない事案で、定例の手続を執るいとまがないときは、電話又は口頭等便宜な方法で上司の承認を受け、処理の後、定例の手続を執らなければならない。
(回議案の合議)
第26条 回議案で他部、局及び課に関係のあるものは、当該事務を担当する部長、局長及び課長(以下「主管部課長」という。)の決済後(当該他課が同じ部内である場合は、当該部長の決済前)に、関係部長、局長及び課長(以下「関係部課長」という。)に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係部課長と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。
2 前項本文の規定により合議を受けた関係部課長は、特別の事情があるものを除き、速やかに、同意又は不同意を決しなければならない。
3 前項の場合において、その意見を異にするときは、関係部課長と協議し、その議が整わないときは上司の指示を受けなければならない。
4 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、再度合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、連絡の上、同意を得て処理することができる。
5 回議案の合議先が2以上の部課にわたる場合は、関係部課長の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。
(総務課長への合議)
第27条 回議案で次に掲げるものについては、主管部課長及び関係部課長の決裁後に、総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例及び規則に関するもの
(2) 告示及び公告に関するもの
(3) 訓令及び達に関するもの
(4) 重要な例規に関するもの
(5) 異例に属する不服申立て及び争訟に関するもの
(6) 異例に属する公法上の契約(協定を含む。)及び私権の得喪変更に関するもの
(7) その他重要なもの又は異例若しくは新例に属するもの
(決裁後の処理)
第28条 決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、直ちに決裁の年月日を記入しなければならない。
2 前項の手続を経たもので、施行を要するものは、直ちに、その手続を執らなければならない。
第4章 文書の施行、浄書及び発送
第1節 文書の施行
(1) 条例及び規則 市名、条例又は規則及び総務課に備え付ける令達番号簿(様式第9号)による番号
(2) 告示及び訓令 市名、告示又は訓令及び総務課に備え付ける令達番号簿による番号
(3) 達及び指令 市名、達又は指令、課名の頭字及び課に備え付ける文書処理簿等による番号
(4) 一般文書 市名中「陸高」、課名又は出先機関名の頭字及び課又は出先機関に備え付ける文書処理簿等による番号。ただし、軽易な事案に属する文書には、番号を付けないで、「号外」として処理することができるものとする。
(文書の日付)
第30条 文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。
(文書の発信人)
第31条 文書の発信人は、市長としなければならない。ただし、委任された事項及び軽易なものについては、市名、副市長名、部長名、局長名、課長名、会計管理者名、部課名、出先機関の長名又は出先機関名を用いることができる。
(公印の使用)
第32条 文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は所属機関に対するものについては、この限りでない。
2 契約、登記、証明等関係の文書で、書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて、割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のり付けの箇所に割印を押さなければならない。
(電子署名)
第32条の2 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発信する文書については、前条の規定にかかわらず、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る原議を添えて総務課に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 総務課は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る原議と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要なかぎ情報等の発行等については、別に定める。
(主管課名等の表示)
第33条 一般文書の下部余白には、当該文書に係る主管課名又は出先機関名、電話番号、必要に応じて担当職員の氏名等を記載しなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。
(文書の再発行)
第34条 施行した文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をした上で再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して課長又は出先機関の長の承認を受けなければならない。
2 前項の規定により文書を再発行するときは、必要に応じ、当該文書の右上部余白に「再発行」の表示をするものとする。
第2節 浄書及び発送
(浄書)
第35条 文書の浄書は、各課及び各出先機関において行わなければならない。
2 文書の浄書を終えたときは、校合を行い、浄書を行った者及び校合を行った者は、原議の所定欄に認印を押さなければならない。
(文書等の発送)
第36条 文書及び物品の発送は、原則として郵便によるものにあっては総務課、託送その他の方法によるものにあっては各課又は各出先機関において行わなければならない。
2 総務課において郵便により文書及び物品を発送するときは、各課又は各出先機関において封入若しくは包装をし、封皮にあて先を記載し、別に定めるところにより、総務課に回付し、発送の手続を執らなければならない。ただし、次条の規定により合封して文書を発送するときは、封入を要しないものとする。
3 総務課において郵便により文書及び物品を発送するときは、原則として料金後納扱いとしなければならない。ただし、総務課長が適当と認めた場合は、郵便切手により発送することができる。
(総合行政ネットワーク文書の発信)
第36条の2 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を発信するときは、総務課において行うものとする。
(合封発送)
第37条 次に掲げるあて先の文書(第23条に規定する特殊取扱いを要するもの等を除く。)は、総務課において合封して発送しなければならない。
(1) 岩手県
(2) 大船渡地域振興センター
(発送日)
第38条 郵便による文書及び物品の発送は、原則として毎週月曜日、水曜日及び金曜日に行うものとする。
(文書の送信)
第39条 一般文書のうち総務課長が適当と認めるものについては、文書の発送に代えて、ファクシミリその他の端末機器により送信することができる。
第5章 文書の整理、保管及び保存
(文書の整理)
第40条 文書は、課長及び出先機関の長が定める文書分類表により分類して整理しなければならない。
(保存年限)
第41条 文書の保存年限は、法令等に特別の定めがあるもののほか、1年、3年、5年、10年又は30年とし、課長又は出先機関の長が定めなければならない。
2 前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては文書の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算するものとする。
3 複数年度にわたり常時使用する文書で保存年限を定めることが困難なものは、常用文書として保管することができる。
(分類目次の作成)
第42条 保管又は保存する文書は、1冊ごとに分類目次(様式第10号)を作成し、当該文書の完結の都度、直ちに所要事項を記入しなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。
2 前項の規定により作成した分類目次は、該当する文書と一体として保管しなければならない。
3 課長及び出先機関の長は、第1項の規定により作成した分類目次の写しを作成し、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月末日までに総務課長に送付しなければならない。
(文書の保管)
第43条 完結文書は、当該完結の日の属する年度の翌年度の初日から起算した1年間保管するものとする。
2 未完結文書は、回議中に属するもののほか、懸案フォルダー等に整理し、常に所在を明らかにしておかなければならない。
(本庁における完結文書の引継ぎ等)
第44条 前条第1項の規定による保管期間を経過した完結文書で引き続き保存を要するものは、別に指定する日に総務課長に引き継がなければならない。
4 総務課長は、前項の規定による文書の引継ぎを受けるときは、当該文書と簿冊引継書とを照合しなければならない。
2 前項の規定により文書を保存するときは、簿冊引継書を2通作成し、その1通を総務課長に提出しなければならない。
(製本の要領)
第46条 文書の製本要領は、次のとおりとする。
(1) 文書は、会計年度(会計年度により難いものにあっては、暦年)により、製本すること。この場合において、1冊の厚さは、1.5センチメートル以上9センチメートル以下とし、9センチメートルを超えるものについては、適宜分冊するものとする。
(2) 図面、写真、ひな形等で文書とともに製本することが困難なものは、別に袋若しくは筒等に収容し、又は結束して文書との関係を記載すること。
(3) 製本した文書には、背表紙(様式第12号)を付し、所要事項を表示すること。
2 総務課長及び出先機関の文書管理担当者は、次に掲げる事項に留意して、保存文書を管理しなければならない。
(1) 保存文書は、簿冊原簿(様式第13号)に登録すること。
(2) 保存文書は、書架に分類整理しておくこと。
(3) 保存文書の保存状況を定期的に点検すること。
(4) 文書倉庫及び書庫内においては、喫煙その他一切の火気の使用をしないこと。
(5) 文書倉庫及び書庫は、使用中以外は施錠すること。
(6) 文書倉庫においては、保存文書の管理に従事する職員以外の者を書架室に立ち入らせないこと。ただし、総務課長の承認を得た者については、この限りでない。
(保存文書の閲覧等)
第48条 保存文書を閲覧しようとする職員は、総務課長又は当該保存文書を管理している出先機関の文書管理担当者(以下「保存文書管理者」という。)の承認を受けなければならない。
3 保存文書の貸出期間は、貸出しを受けた日の翌日から起算して10日以内とする。ただし、総務課長又は保存文書管理者が特に必要があると認めるときは、この限りでない。
4 第2項の規定により承認を受けた者は、次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 貸出しを受けた保存文書(以下「借受文書」という。)を転貸しないこと。
(2) 借受文書の抜取り、取替え又は訂正をしないこと。
(3) 総務課長又は保存文書管理者の承認を受けないで借受文書を庁外に持ち出さないこと。
(4) 借受文書を破損し、又は紛失したときは、速やかに、総務課長又は保存文書管理者に報告し、その指示を受けること。
(5) その他総務課長又は保存文書管理者が指示する事項
(文書の廃棄)
第49条 主管課長(当該事務を担当する課長をいう。以下同じ。)及び出先機関の長は、保管又は保存を必要としない文書を廃棄するものとする。
2 総務課長及び保存文書管理者は、文書倉庫又は書庫に保存している文書で保存年限を経過したものを廃棄するものとする。ただし、本庁にあっては主管課長から保存年限の延長の申出があったとき、出先機関にあっては出先機関の長から保存年限の延長の指示があったときは、当該文書の保存年限を延長して保存しなければならない。
3 前項ただし書の規定により文書の保存年限を延長して保存する場合は、新たな保存年限を当該文書、分類目次、簿冊引継書及び簿冊原簿に表示しなければならない。
4 総務課長及び保存文書管理者は、保存年限を経過しない文書であっても、本庁にあっては主管課長から保存の必要がない旨の申出があったもの、出先機関にあっては出先機関の長から保存の必要がない旨の指示があったものは、簿冊原簿に表示の上、廃棄するものとする。
5 総務課長及び主管課長並びに出先機関の長及び保存文書管理者は、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、消除、裁断、焼却、消去等の処理をしなければならない。
第6章 補則
(補則)
第50条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附則
1 この訓令は、平成11年8月1日から施行する。
2 文書取扱規程(昭和52年3月26日訓令第1号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。
3 旧規程の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
4 旧規程に規定する様式による用紙は、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成12年3月31日訓令第20号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成15年3月3日訓令第1号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月17日訓令第5号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月29日訓令第7号)抄
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月26日訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年5月1日訓令第2号)
この訓令は、平成23年5月1日から施行する。
附則(平成27年5月15日訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年2月13日訓令第1号)
この訓令は、令和2年2月14日から施行する。
附則(令和3年4月1日訓令第6号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年2月22日訓令第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年2月10日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
様式第4号及び様式第5号 削除
