○陸前高田市庁舎電話通話録音装置管理運用規程
令和6年5月1日
訓令第4号
(目的)
第1条 この訓令は、陸前高田市庁舎(以下「市庁舎」という。)における電話通話録音装置の管理運用に関し必要な事項を定めることとする。
(1) 通話録音装置 電話機での通話中に通話の音声を録音する装置をいう。
(2) 録音データ 通話録音装置により録音され、電磁的記録媒体に記録された音声データをいう。
(通話録音装置の設置)
第3条 通話録音装置は、職員等(職員及び市庁舎において勤務する業務委託社員をいう。以下同じ。)への不当な圧力を排除し、業務の執行を図るとともに、犯罪の防止と捜査機関等への正確な情報提供を図るため、部署等の状況、意向その他の事項を把握し、必要に応じて市庁舎内の電話機に設置する。
(管理責任者等)
第4条 通話録音装置の管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、陸前高田市庁舎等管理規則(昭和43年規則第8号)に規定する市庁舎の管理者をもって充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の管理運用に当たり、必要があると認めるときは、通話録音装置取扱者(以下「取扱者」という。)を置くことができる。
3 取扱者は、所属する職員の中から、管理責任者が選任する。
4 管理責任者及び取扱者は、録音データの漏えい、滅失又はき損の防止その他安全管理のために必要な措置を講じなければならない。
(通話記録装置の使用の周知)
第5条 通話録音装置の使用については、市のホームページへの掲載その他の方法により市民に周知するものとする。
(職員等の責務)
第6条 職務上、通話録音装置により情報を知り得る職員等は、この要綱の規定を遵守し、通話録音装置の適正な運用に努めなければならない。
2 職員等は、市長が必要と認める場合を除き、通話録音装置により知り得た情報を第三者に知らせ、又は職務以外の目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(録音データの保存)
第7条 管理責任者は、次の各号のいずれかに該当するときは、通話録音装置の録音データを特定し、保存するものとする。
(1) 脅迫、恐喝又は不当要求行為に該当する場合であって、刑事事件に発展するおそれがあるとき、その他争訟に発展するおそれがあると認められるとき。
(2) 民事訴訟に発展するおそれがあると認められるとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要があるとき。
(4) 前3号に掲げるもののほか、録音データの保存が必要と認められるとき。
2 録音データは、録音し、又は記録したときの状態で保存し、加工してはならない。
3 第1項の規定により保存する録音データ以外のものは、通話記録装置により録音した日の翌日から起算して1月を経過したときは、これを消去しなければならない。
(保存した録音データの保存期間)
第8条 前条第1項の規定により保存する録音データの保存期間は、保存された日から起算して5年間とする。ただし、管理責任者が特に必要と認める場合は、この限りでない。
(管理運用)
第9条 管理責任者及び取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を遵守し、通話録音装置の管理運用を行わなければならない。
(補則)
第10条 この訓令に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び管理運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。