○陸前高田市情報公開事務取扱要綱
平成29年11月1日
告示第161号
第1 趣旨
この要綱は、別に定めがあるもののほか、陸前高田市情報公開条例(平成16年条例第10号。以下「条例」という。)に基づき、情報公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
第2 情報公開の窓口
1 公開窓口
情報公開に関する事務を取り扱う窓口(以下「公開窓口」という。)は、総務部総務課(以下「総務課」という。)とする。
2 公開窓口で行う事務
(1) 本庁各課等及び出先機関(以下「担当課等」という。)で保有する行政文書の開示請求に係る相談、案内及び受付に関すること。
(2) 担当課等で行った行政文書の写し又は複製物の交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(3) 行政文書の開示をするかどうかの決定(以下「開示決定等」という。)又は開示請求に係る不作為に係る審査請求の受付に関すること。
(4) 情報公開事務の取扱いについての総合的な調整に関すること。
3 担当課等で行う事務
(1) 開示請求の受理に関すること。
(2) 開示請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。
(3) 開示決定等及びその通知に関すること。
(4) 他の実施機関への事案の移送の決定に関すること。
(5) 開示決定等に係る県、国、独立行政法人等、市以外の地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求をした者以外の者(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の機会の付与に関すること。
(6) 行政文書の開示の実施に関すること。
(7) 開示決定等又は開示請求に係る不作為に係る審査請求の受理に関すること。
(8) 陸前高田市情報公開審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に関すること。
(9) 開示決定等又は開示請求に係る不作為に係る審査請求についての裁決に関すること。
(10) 行政文書の検索資料の作成に関すること。
第3 行政文書の開示に係る事務
1 相談及び案内
相談の内容によっては、行政文書の開示請求によらなくとも情報提供ができるものや他の制度の利用によるべきものがあるので、それぞれ次のとおり対応するものとする。
(1) 情報の提供
広報紙、統計書等の行政資料により対応できるものや市が公表しているものなどについては、その情報を提供する。その場合、必要に応じ担当課等へ案内する。
(2) 他の制度の利用
2 開示請求書の受付
(1) 開示請求の受付窓口
開示請求の受付は、公開窓口においてのみ行うものとする。なお、担当課等に直接相談があった場合には、担当課等は、情報の提供や他の制度の利用等で対応できる場合を除き、公開窓口に案内するものとし、開示請求書が郵送され、又はファクシミリを利用して送信された場合は、直ちに、この旨を総務課に連絡するとともに、当該開示請求書を総務課に送付するものとする。
(2) 開示請求の方法
イ 開示請求は、行政文書の開示を請求する者(以下「開示請求者」という。)が、開示請求書を公開窓口に提出することにより行うものとする。
ウ 開示請求に当たっての必要な要件が満たされている場合には、郵送により、又はファクシミリを利用して送信することにより開示請求書を提出することができるものとする。
エ 口頭、電話等による開示請求は認めないものとする。
(3) 開示請求の受付に当たっての注意事項
ア 開示請求は、原則として、請求内容1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。ただし、同一の担当課等に同一人から複数の行政文書の開示請求があった場合は、「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足る事項」の欄に記載することができる範囲で、1枚の請求により行うことができるものとする。
イ 開示請求の手続きは、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提示があった場合には、代理人により行うことができるものとする。
ウ 開示請求者が身体の障がい等により、自ら開示請求書に記載することが困難な場合は、公開窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応することができるものとする。
エ 開示請求書がファクシミリを利用して送信された場合には、開示請求者に電話等により開示請求書を受信した旨を連絡するものとする。
(4) 開示請求書の記載事項の確認
公開窓口では、開示請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
ア 開示請求する者の氏名又は名称
(ア) 個人の場合は氏名、法人その他の団体の場合は名称並びに代表者の氏名が記載されていること。
(イ) 代理人による請求の場合は、本人の氏名又は名称に続けて、『代理人A市B町○番○号(代理人氏名)』のように記載されていること。
(ウ) なお、いずれの場合も押印は要しないこと。
イ 開示請求する者の住所
個人の場合は住所又は居所、法人その他の団体の場合は事務所又は事業所の所在地が記載されていること。
なお、開示請求者に迅速かつ確実に連絡するため、電話番号(自宅、勤務先等)、担当者氏名等の記載を求めるものとする。
ウ 行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足る事項
行政文書の名称又は知りたいと思う事項の内容が、行政文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
エ 「開示の実施方法」欄
開示の実施の方法については、条例第16条第3項の規定により、行政文書の全部又は一部を開示する旨の通知があった日から起算して30日以内に申し出ることとされていることから、当該欄を記載するかどうかは開示請求者の任意であるが、開示請求を行う時点で希望する開示の実施方法が確立している場合は、あらためて申出を求めることは合理的でないことから、当該欄を設けたもの。
なお、市長が保有する行政文書の開示等に関する規則(平成16年規則第1号。以下「規則」という。)第8条第3項の規定により、開示請求書に開示の実施方法が記載されている場合は、別に申出がない限り、当該記載をもって条例第16条第2項に規定する開示の実施の方法等の申出とみなすこと。
(5) 開示請求書の補正
ア 記載事項に記載漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、開示請求者に対して当該箇所の補正を求めるものとする。
イ 郵送により、又はファクシミリを利用して送信することにより開示請求書が提出された場合には、必要部分の補正を文書で求めるものとする。
エ 開示請求者が補正に応じない場合には、当該開示請求が不適法であることを理由とする不開示決定を行うこととなる。
(6) 開示請求の取下げ
ア 開示決定等が行われるまでの間に開示請求者から開示請求の全部又は一部を取り下げる旨の申出があったときは、行政文書開示請求取下書(様式第2号)の提出を求めるものとする。
イ 行政文書開示請求取下書に記載すべき事項は、おおむね次のとおりとする。
(ア) 開示請求者の氏名又は名称及び住所又は居所並びに法人その他の団体にあっては代表者の氏名
(イ) 開示請求書の日付又は開示請求書を提出した日付
(ウ) 開示請求書の「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載した事項(取下げが開示請求の一部である場合においては、当該記載した事項のうち取り下げる内容)
ウ 行政文書開示請求取下書の受付は、原則として公開窓口で行うものとする。
エ 行政文書開示請求取下書の提出については、第3の2(2)に定める取扱いに準ずるものとする。
オ 行政文書開示請求取下書の送付等については、第3の3(1)に定める取扱いに準ずるものとする。
カ 担当課等は、公開窓口から行政文書開示請求取下書の送付を受けた場合には、これを供覧し、事案の処理を終了するものとする。ただし、取下げが開示請求の一部である場合は、この限りでない。
3 開示請求書の取扱い
公開窓口で開示請求書を受け付けた後は、次により処理するものとする。
(1) 開示請求書の送付等
公開窓口で開示請求書を受け付けた場合は、開示請求書の写しを保管したうえで、直ちに、当該開示請求書を担当課等へ送付するものとする。
(2) 担当課等における開示請求書の取扱い
ア 担当課等は、公開窓口から開示請求書の送付を受けた場合には、速やかに開示請求に係る行政文書を検索し、特定するものとする。
イ 検索の結果、開示請求に係る行政文書を保有していない場合は、開示請求者に対しその旨を十分に説明すること。
この場合、請求が取り下げられるときを除き、不存在である旨の決定を行うものとする。
4 事案の移送
(1) 事案の移送の協議
担当課等は、開示請求に係る行政文書が他の実施機関により作成されたものであるときなど他の実施機関において開示決定等をすることが適当と認めるときは、速やかに当該他の実施機関と事案の移送について協議を行うものとする。
(2) 事案の移送の決定
実施機関相互の協議が整った場合は、事案の移送決定を行い、移送をする実施機関は、移送先の実施機関に対して、その旨を文書で通知するものとする。
(3) 請求者への通知等
ア 事案の移送をした場合は、担当課等は、行政文書開示請求事案移送通知書(規則様式第6号)により、速やかに開示請求者に対し通知するものとする。なお、事案の移送は、市内部の問題であり、開示決定等の期限は、当初の開示請求の時点から起算されていることに注意すること。
イ 事案を移送した場合は、担当課等は、当該通知書の写しを総務課に送付するものとする。
第4 開示決定等
1 内容の検討
担当課等は、開示請求があったときは、開示請求に係る行政文書に記録されている情報が条例第7条各号に規定する情報(以下「不開示情報」という。)に該当するかどうかを検討するものとする。
2 開示決定等の期限
原則として、開示請求があった日から起算して15日以内に開示決定等を行わなければならない。なお、公開窓口において請求書を受け付けた日をもって、開示請求があった日として取り扱うものとする。
3 開示決定等の期限の延長
(1) 事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定等の期限を延長する場合は、担当課等は、開示請求があった日から起算して15日以内に行政文書開示決定等期間延長通知書(規則様式第4号)により、開示請求者に通知するものとする。
(2) 延長した場合の期限は、開示請求があった日から起算して45日を限度とすることとされているが、延長期限を45日としたのは、開示請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されているときに、当該第三者に意見書を提出する機会を保障するために必要な期間を確保するためのものであることから、これ以外の場合にあっては、開示決定等の期限が原則として15日以内とされていることを勘案し、延長したときでも、30日以内に開示決定等を行うよう努めるものとする。
(3) 決定期限の延長を行った場合は、担当課等は、当該通知書の写しを総務課に送付するものとする。
4 開示決定等の期限の特例
(1) 請求に係る行政文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して45日以内にそのすべてについて処理することが不可能な場合、また、そのすべてについて処理することで通常の事務の遂行に著しい支障が生ずる場合は、開示請求に係る行政文書のうち相当の部分について45日以内に開示決定等をし、残りの行政文書については相当の期間内に開示決定等を行うことができるが、この場合は、担当課等は、請求があった日から起算して15日以内に行政文書開示決定等期間特例適用通知書(規則様式第5号)により開示請求者に通知するものとする。なお、第4の3の「決定期限の延長」を行った後、更に「開示決定等の期限の特例」を適用することはできないことに注意すること。
(2) 開示決定等の期限の特例を適用した場合は、担当課等は、当該通知書の写しを総務課に送付するものとする。
5 第三者に関する情報
開示請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されているときの取扱いは、第5「第三者に関する情報の取扱い」によるものとする。
6 開示決定等の決裁
開示決定等は、陸前高田市長部局代決専決規程(昭和51年訓令第2号)第5条の規定により、課長等の専決事項である。ただし、特に重要であると認められる事案については、同規程第7条の規定により、上司の決裁を受けなければならない。
7 内部調整
開示決定等に当たっては、次により内部調整を行うものとする。
(1) 総務課との協議
担当課等は、開示決定等に当たっては、総務課に協議するものとする。
(2) 関係課等との調整
担当課等は、開示の請求に係る行政文書に他の関係課等が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又は市の他の機関が作成したものである場合には、事案の移送を行う場合を除き、当該関係課等又は機関と連絡をとり、調整を行うものとする。
8 開示決定等の内容及びその通知
(1) 全部開示決定
担当課等は、開示請求に係る行政文書に不開示情報に該当する情報が記録されていないときは、行政文書の全部を開示する旨の決定を行い、行政文書開示決定通知書(規則様式第1号)により開示請求者に通知するものとする。
(2) 部分開示決定
担当課等は、次の場合には、行政文書の一部を開示する旨の決定を行い、行政文書部分開示決定通知書(規則様式第2号)により開示請求者に通知するものとする。
ア 開示請求に係る行政文書の一部に不開示情報が記録されている場合で、その部分を容易に区分して除くことができるとき。
イ 条例第7条第2号の情報(特定の個人を識別することができるものに限る。)で、氏名等特定の個人を識別することができる記録を除くことにより、個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるとき。
したがって、容易に区分して除くことができないときは、部分開示の義務はないことになるが、「容易に区分して除くことができないとき」とは、不開示情報の部分の区分けが困難な場合だけでなく、区分けは容易であるがその部分の分離が技術的に困難な場合も含まれるものであり、例えば、音声や映像が記録されている同一の電磁的記録に不開示情報が含まれている場合は、この部分を分離し、視聴させることは技術的に困難であることから、不開示決定を行うこととなる。
(3) 不開示決定
担当課等は、次の場合には、行政文書の全部を開示しない旨の決定を行い、行政文書不開示決定通知書(規則様式第3号)により開示請求者に通知するものとする。
ア 開示請求に係る行政文書に不開示情報に該当する情報が記録されており、かつ、部分開示も行うことができないとき。
イ 開示請求に係る行政文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき。
ウ 開示請求に係る行政文書を保有していないとき。
エ 開示請求が不適法であるとき。
(4) 行政文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するときの取扱い
担当課等は、行政文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否しようとするときは、当該情報の内容及び行政文書の存在を明らかにできない理由を明示したうえで、総務課にその適否について協議するものとする。
(5) 行政文書開示決定通知書、行政文書部分開示決定通知書及び行政文書不開示決定通知書(以下「決定通知書」と総称する。)の記載事項は次のとおりとする。
ア 「行政文書の表示」欄
行政文書の題名や内容などの当該行政文書を特定できる事項を記載すること。
イ 「開示を実施する日時」欄
開示を実施する日時を記載する。この場合、開示請求者と事前に電話等で連絡をとり、お互いに都合の良い日時を指定することが望ましい。
なお、開示を実施することができる日を明らかにする意味があることから、行政文書の写し等を郵送する場合であっても開示を実施する日時を記載することとし、その場合、「行政文書の写し等は、開示を実施する日以降で開示の実施に要する費用の納入が確認された後に送付するものである」旨を付記することとする。
ウ 「開示を実施する場所」欄
開示する場所は、原則として担当課とする。なお、開示請求書において、郵送による行政文書の写し等の交付の希望を記載し、開示決定までにその内容に変更がないことが確認された場合には、開示を実施する場所の記載を省略することができるものとする。その場合、開示を実施する場所の欄には、「郵送により行政文書の写しを交付するため記載を省略する。」などと記載する。
エ 「開示の実施に要する費用に相当する額」欄
全部開示決定及び部分開示決定(以下「開示決定」という。)に係る行政文書の写し等の交付をする場合に、開示請求者に負担を求める額を記載するものとする。なお、開示決定の時点で額が確定していない場合は、概算額(○○円程度、○○円以内等)の記載で足りるものとする。
オ 「開示の実施の方法の申出等に関する事項」欄
開示決定に係る行政文書の開示の実施の方法について、申出等を求める月日を指定するものとする。なお、申出等を求める月日は、行政文書の写し等の交付を求められた場合に開示を実施する日時に交付が可能となるよう、行政文書の写し等の作成に必要な日数を勘案して設定するものとする。
カ 「開示をしない部分」欄
開示をしない情報の概要を記載するものとする。
キ 「上記部分を開示しない理由」欄又は「開示をしない理由」欄
不開示事項のいずれかに該当する場合は、その該当号及び理由を具体的に記載するものとする。条例第7条の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとする。
なお、開示請求に係る行政文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき又は開示請求に係る行政文書を保有していないこと若しくは開示請求が不適法であることを理由に開示請求を拒否するときについても、その旨及びその理由を具体的に記載する必要があることに注意すること。
(6) 決定通知書の写しの送付
開示決定等を行った場合、担当課等は、当該通知書の写しを総務課に送付するものとする。
第5 第三者に関する情報の取扱い
1 意見書提出の機会の付与
担当課等は、請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されているときは、必要に応じ当該第三者に意見書を提出する機会を与えるものとする。
ただし、次の場合は、第三者の所在が判明しない場合を除き、第三者に意見書を提出する機会を与えなければならないことに注意すること。
(1) 第三者に関する情報が記録されている行政文書を開示しようとする場合であって、当該情報が条例第7条第2号イ又は同条第3号ただし書きに規定する情報に該当すると認められるとき。
(2) 第三者に関する情報が記録されている行政文書を条例第9条の規定により開示しようとするとき。
2 機会の付与の方法
担当課等は、第三者に対して行政文書の開示に係る意見について(規則様式第7号)により、意見書の提出を求めるものとする。
3 第三者への通知
担当課等は、第三者から意見書の提出があった行政文書について開示決定を行った場合は、当該意見書において開示に反対の意思を表示しない場合にあっても、当該第三者に対し、行政文書の開示決定に係る通知書(規則様式第8号)によりその旨を通知するものとする。また、不開示決定を行った場合には、口頭又は書面で通知するものとする。
4 第三者が開示に反対する旨の意見書を提出した場合の取扱い
第三者が当該行政文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定を行ったときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意すること。
第6 行政文書の開示
1 開示の方法
(1) 文書又は図画の開示の方法
ア 閲覧の方法
原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該行政文書を汚損し、又は破損するおそれがあるとき、日常業務に使用している台帳等を提示する場合で提示することにより日常業務に支障をきたすとき、部分開示を行う場合その他正当な理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。なお、この場合、複写に要する費用は徴収しないものとする。
イ 写しの作成及び交付の方法
(ア) 行政文書の原本又はそれを複写したものについて、乾式の複写機により作成した写しを交付することにより行うものとする。なお、写しの用紙の大きさは、日本工業規格A列3番、B列4番、A列4番又はB列5番とする。この場合、写しの作成は、原則として担当課等の職員が行うものとする。
(イ) 行政文書の写しは、原則として白黒で作成するものとするが、カラーの地図、図面等については、カラーコピー機により作成した写しを交付することができるものとする。
(ウ) 乾式の複写機による複写が困難な場合は、業者に委託するなどの方法により写しを作成するものとする。
(エ) 著作権法により複製を禁じられているものについては、写しの交付ができないので注意すること。
ウ 部分開示の方法
(ア) 開示部分と不開示部分がページ単位で区分できる場合
不開示部分をクリップで挟み閉じたもの、不開示部分を袋で覆ったもの等により開示する。
(イ) 開示部分と不開示部分が同一ページにある場合
不開示部分を黒色の遮へい物で覆って複写したもの、該当ページを複写したうえで不開示部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写したもの等により開示する。
(2) 電磁的記録の開示方法
ア 閲覧又は視聴による方法
磁気テープ、磁気ディスク、光ディスクその他これらに類するもの(以下「磁気テープ等」という。)に記録されている電磁的記録で、担当課等に設置された電子計算機その他の機器を用いて閲覧又は視聴することができるものについては、当該方法により行うものとする。
ただし、閲覧若しくは視聴により、原本が破損するおそれがあるとき、又は日常業務に支障をきたすときには、複製物により行うことができるものとする。
イ 複製物の交付による方法
磁気テープ等に記録されている電磁的記録については、CD―Rで複製物を交付するものとする。
ただし、開示請求者から希望のある場合、CD―Rで容量が不足する場合等は、複製が容易にできる場合に限り、CD―R以外の電磁的記録媒体で複製物を交付することができる。
ウ 部分開示の方法
同一の磁気テープ等に不開示情報が含まれている場合であって、その不開示情報が記録されている部分とその他の部分が容易に区分でき、不開示情報の部分を記号(＊等)等に置き換え又は削除することが技術的に容易である場合は、原本を複製したものについてその処理を行った後、閲覧若しくは視聴又は複製物の交付を行うものとする。
なお、技術的に分離をすることが困難である場合には、当該方法による開示は行わず、紙その他これに類するものに印字し、又は印画したものの閲覧又は写しの交付の方法により対応することとなる。
エ 紙その他これに類するものに印字し、又は印画したものの閲覧又は写しの交付による方法
実施機関が保有する電子計算機を用いて紙その他これらに類するものに印字し、又は印画することができるものについては、紙その他これらに類するものに印字し、又は印画したものを閲覧に供し、又はその写しを交付するものとする。
この場合の紙等に印字し、又は印画したものの閲覧及び写しの交付については、文書又は図画の場合と同様に行うものとする。
2 開示の実施の方法等の申出
(1) 担当課等は、開示決定を行った場合は、行政文書開示決定通知書又は行政文書部分開示決定通知書に、開示方法等申出書(規則様式第9号)を添付のうえ送付し、指定した月日までに開示の実施の方法等について申出を求めるものとする。
(2) 開示請求者が開示請求書に開示の実施の方法を記載している場合で、別に申出がない場合は、当該記載をもって開示の実施方法等についての申出とみなされるものである。
3 開示の実施
(1) 開示を実施する日時及び場所
行政文書の開示は、開示請求に係る行政文書の写し等を郵送する場合を除き、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。なお、決定通知をした後、開示請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に開示を受けることができない場合は、別の日時に行政文書の開示を実施するものとする。
(2) 開示の準備
ア 担当課等は、開示の指定時刻までに、開示の場所へ開示請求に係る行政文書を搬入し、待機するものとする。
イ 担当課等は、破損等のおそれがあるなどの理由により、原本を複写したものを開示する場合は、あらかじめ当該文書の写しを準備するものとする。
(3) 決定通知書の提示
担当課等は、開示の場所に来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、開示請求者本人であること、行政文書の表示等の確認を行うものとする。
(4) 行政文書の閲覧又は視聴の実施
担当課等は、行政文書を提示し、開示請求者の求めに応じて当該行政文書の内容等について説明するものとする。なお、公開窓口の職員は、原則として、この閲覧又は視聴に立ち会うものとする。
閲覧又は視聴の場合の機器の操作は、原則として、担当課等の職員が行うものとする。
(5) 行政文書の写し等の交付
ア 開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
当初の開示の実施の方法の申出が閲覧のみである場合であって、開示の当日に行政文書の写し等の交付を求められたときは、再開示の申出として取扱い、開示方法等申出書の提出を求めるものとし、可能である場合はその場で行政文書の写し等の交付を実施して差し支えないものとする。この場合、第6の2(3)の開示を実施する日時等の通知は省略できるものとする。
イ 閲覧又は視聴に引き続き電磁的記録の複製物の交付を求められた場合の取扱い
複製物の作成に時間を要する場合には、その旨開示請求者に説明し、複製物が交付できる時間を伝えるものとする。
なお、当日複製物を開示請求者が受領できない場合は、郵送により交付することとし、行政文書の写し等の交付申込書の提出を求めるものとする。
(6) 指定日以外の行政文書の開示の実施
請求者がやむを得ない理由により、指定した日時に行政文書の開示を受けることができない場合には、別の日時に行政文書の開示を実施することができるものとする。この場合、担当課等は、改めて決定通知書又は開示実施日等通知書は送付しないものとし、当初の決定通知の回議文書に変更した日時を記載するものとする。なお、日時を変更した場合は、その旨を総務課に連絡するものとする。
第7 費用徴収
1 費用の額
(1) 文書又は図画の写しの場合
乾式の複写機により写しを作成した場合(日本工業規格A列3番までの大きさのものに限る。)白黒で作成したものは1枚につき10円(両面に複写した場合にあっては、20円)、カラーで作成したものは、1枚につき50円(両面に複写した場合あっては、100円)、なお、上記以外の写しで業者に委託するなどの方法により写しを作成した場合は、当該委託等に要した費用に相当する額とする。
(2) 電磁的記録の複製物の場合
電磁的記録の複製物を作成した場合、CD―R1枚につき、100円とする。
なお、CD―R以外で複製物を作成した場合については、作成に要する費用に相当する額とする。
(3) 電磁的記録を紙その他これに類するものに印字し、又は印画したものの写しの場合
文書又は図画の写しの場合と同様とする。
(4) 開示請求者が行政文書の写し等について郵送を希望する場合は、別に郵送に要する費用の負担を求めるものとし、その額は、郵送に要する切手代に相当する額とする。
2 費用徴収の方法
(1) 現金で徴収する場合
出納員又は分任出納員が陸前高田市財務規則(平成12年規則第13号)の定めるところにより、現金で徴収するものとする。
(2) 納入通知書により徴収する場合
担当課等は、公開窓口から送付された納入通知書を開示請求者に送付し、行政文書の写し等の交付に要する費用及び郵送に要する費用を金融機関に納付させるものとする。この場合、担当課等は、原則として納入通知書と決定通知書を併せて送付するものとする。
担当課等は、行政文書の写し等の交付に要する費用及び郵送に要する費用が納付されたことを確認したうえで、開示請求者に対し、当該行政文書の写し等を送付するものとする。
(3) 郵送に要する費用の特例的取扱い
開示請求者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合には、当該郵便切手を使用することにより、行政文書等の写しの郵送を行うこととして差し支えないものとする。
3 収入の歳入科目
行政文書の写し等の交付及び郵送に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする。
(款)諸収入 (項)雑入 (目)雑入 (節)雑入
第8 審査請求があった場合の取扱い
開示決定等について、審査請求があった場合には、次により取り扱うものとする。
1 審査請求の受付
(1) 開示決定等又は開示請求に係る不作為に係る審査請求書は、公開窓口において受け付けるものとする。なお、担当課等においては、審査請求書の受付は行わないものとする。
(2) 公開窓口は、当該審査請求書を受け付けた場合には、その写しを保管したうえで、直ちに当該審査請求書を、当該審査請求に係る開示決定等又は開示請求に係る不作為を行った担当課等に送付するものとする。
2 審査請求書の要件審査及び受理
(1) 記載事項の確認
担当課等は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定により、次の要件について確認のうえ、審査請求書がその要件を満たすときは、これを受理するものとする。
ア 審査請求書の記載事項の確認
(ア) 開示決定等に係る審査請求の場合
a 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
b 審査請求に係る処分の内容
c 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
d 審査請求の趣旨及び理由
e 処分庁の教示の有無及び内容
f 審査請求の年月日
g 審査請求人が法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(イ) 開示請求に係る不作為に係る審査請求の場合
a 当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
b (ア)a、f及びgの記載事項
イ 審査請求人の押印の有無
ウ 代表者又は管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無
エ 審査請求期間内(開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)の審査請求かどうか。
オ 審査請求適格の有無(開示決定等又は開示請求に係る不作為によって直接自己の権利利益を侵害された者かどうか。)
(2) 審査請求書の補正
担当課等は、当該審査請求が、第8の2(1)の要件を満たさず不適法なものであっても、補正することができる場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。
(3) 審査請求についての却下の裁決
担当課等は、当該申立てが次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するものとする。この場合、担当課等は、当該裁決書の写しを総務課に送付するものとする。なお、却下の裁決を行う場合は、総務課と協議するものとする。
ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に応じなかった場合
ウ 補正命令に定める補正期間を経過した場合
(4) 審査請求の取下げ
ア 審査請求に対する裁決が行われるまでの間に審査請求人から審査請求の全部又は一部を取り下げる旨の申出があったときは、当該申出に係る書面(以下「審査請求取下書」という。)の提出を求めるものとする。
イ 審査請求取下書に記載すべき事項は、おおむね次のとおりとする。
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求書の日付又は審査請求書を提出した日付
(ウ) 審査請求に係る処分の内容
(エ) 取下げが審査請求の一部である場合においては、審査請求書に記載した審査請求の趣旨及び理由のうち、取り下げる内容
ウ 審査請求取下書には、審査請求人の押印を求めるものとする。
エ 審査請求取下書の受付は、担当課等において行うものとする。
なお、公開窓口に審査請求取下書の提出があった場合には、直ちに、当該取下書を担当課等に送付するものとする。
オ 担当課等は、審査請求取下書を受け付けた場合、当該取下書へ収受印を押印し、その写しを総務課に送付するものとする。
カ 担当課等は、第8の2(4)オにおいて受け付けた審査請求取下書を供覧し、事案の処理を終了するものとする。ただし、取下げが審査請求の一部である場合は、この限りでない。
3 開示決定等の再検討
(1) 担当課等は、審査請求書を受理したときは、直ちに開示決定等の再検討を行うものとする。
(2) 担当課等は、再検討の結果、審査請求に係る行政文書の全部を開示することが適当と判断した場合は、第三者から開示の反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)が提出されている場合を除き、原処分を取り消す決定を行い、直ちに審査請求人へ裁決書謄本を送付するものとする。この場合、担当課等は、当該決定書の写しを総務課に送付するものとする。なお、この場合、審査会への諮問は要しないものである。
(3) 担当課等は、原処分を取り消す裁決を行ったときは、審査請求に係る行政文書の全部を開示する旨の決定を行い、行政文書開示決定通知書により審査請求人に通知するものとする。この場合、担当課等は、当該通知書の写しを総務課に送付するものとする。
4 審査会への諮問
(1) 諮問期日等
担当課等は、次に掲げる場合を除き、原則として審査請求書を受理した日から20日以内に審査会に諮問するものとする。
ア 審査請求が不適法であり、却下する場合
イ 審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る行政文書の全部を開示することとする場合(第三者から反対意見書が提出されているときを除く。)
(2) 諮問書の作成
担当課等は、次に掲げる事項を記載した諮問書を作成するものとする。
ア 審査請求に係る決定の対象となった行政文書の表示
イ 開示決定等を行った具体的理由
ウ その他必要な事項
(3) 諮問書の提出
担当課等は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総務課へ提出するものとする。
ア 審査請求書の写し
イ 行政文書開示請求書の写し
ウ 行政文書開示請求に対する決定通知書の写し
エ 弁明書
オ 反論書(審査請求人から提出された場合に限る。)
カ その他必要な書類
(4) 諮問をした旨の通知
担当課等は、審査会に諮問した場合は、次に掲げる者に、陸前高田市情報公開審査会諮問通知書(規則様式第11号)により、諮問した旨を通知するものとする。
ア 審査請求人及び参加人
イ 開示請求者(開示請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
ウ 当該審査請求に係る開示決定について反対意見書等を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
5 審査会が行う調査への対応
担当課等は、審査会から次の事項について求めがあった場合は、これに応じなければならない。
(1) 開示決定等又は開示請求に係る不作為に係る行政文書の提示
(2) 開示決定等又は開示請求に係る不作為に係る行政文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類し、又は整理した資料の作成・提出
(3) (1)及び(2)に定めるもののほか、当該審査請求事案に係る意見書又は資料の提出
6 意見の陳述等
担当課等は、必要があると認める場合は、審査会に対し、意見陳述の機会を求め、意見書若しくは資料を提出し、又は審査会に提出された意見書若しくは資料の閲覧を求めるものとする。
7 審査会の答申
総務課は、審査会から答申があった場合は、答申書を直ちに担当課等へ送付するものとする。
なお、答申書については、審査会からその写しが審査請求人及び参加人に送付されるとともに、その内容が公表されるものである。
8 審査請求に対する裁決
(1) 担当課等は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、原則として10日以内に当該審査請求を棄却又は容認(原処分の全部又は一部の取消し)する決定を行うものとする。この場合、担当課等は、総務課に協議するものとする。
(2) 担当課等は、審査請求に対する裁決を行った場合は、決定書の謄本を審査請求人及び参加人へ送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(3) 担当課等は、審査請求を認容(原処分の全部又は一部の取消し)する裁決を行った場合は、当該決定に基づき、速やかに、審査請求に係る行政分について開示決定等を行い、決定通知書により開示請求者に通知するものとする。なお、第三者から反対意見書が提出されている場合で、開示決定を行うときは、当該第三者に対し、行政文書の開示決定に係る通知書により通知すること、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意すること。
(4) 担当課等は、開示決定等又は第三者への書面による通知を行ったときは、これらの書類の写しを総務課に送付するものとする。
9 第三者から審査請求があった場合の取扱い
(1) 第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る開示決定に対して当該第三者から審査請求があった場合には、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないものである(行政不服審査法第25条第1項)。したがって、公開窓口は、開示の実施を停止するためには審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨(行政不服審査法第25条第2項)審査請求人に対して説明するものとする。
(2) 第三者から審査請求を却下し、又は棄却をする裁決を行った場合は、当該第三者に訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意すること。
第9 実施状況の公表
1 実施状況の取りまとめ
総務課は、各実施機関における毎年度の行政文書の開示についての実施状況を取りまとめるものとする。
2 公表の方法
総務課は、毎年度5月末日までに、次の事項について、前年度の実施状況を公表するものとする。
(1) 行政文書の開示の請求件数
(2) 開示又は不開示の決定件数
(3) 審査請求の状況
(4) その他必要な事項
第10 行政情報の収集、管理及び提供
担当課等は、行政情報の収集、管理及び提供を行うものとする。
また、開示請求のあった行政文書は、審査請求期間及び出訴期間を考慮して、陸前高田市文書管理規程(平成11年訓令第4号)に関わらず、当該開示請求を受理した日の翌日から1年間は保存するものとする。
前文(抄)(令和3年10月4日告示第124号)
令和3年5月6日から適用する。
前文(抄)(令和3年12月22日告示第153号)
令和4年1月15日から施行する。
